Comment Gérer Efficacement Sa Productivité ?

Pour beaucoup de personnes, le temps est un ennemi. Et la procrastination aussi.

Vous savez, la procrastination, c’est l’« art » de remettre au lendemain, ce que l’on doit/peut faire aujourd’hui.

Un coup de téléphone par ci, quelques courriels par là, du courrier qui s’entasse sur votre bureau d’un côté, des dossiers de l’autre… Vous vous demandez comment améliorer votre efficacité dans votre travail, dans les tâches que vous devez effectuer.

Il existe des méthodes pour améliorer sa productivité, vous permettant de vous focaliser sur l’essentiel, pour gérer votre temps de travail avec efficacité.

Et il y a une grande différence entre être occupé (« overbooké » – se sentir en pleine activité) et être productif.

L’une des principales causes d’une mauvaise productivité est à juste titre les interruptions fréquentes, les distractions de toutes sortes.

Vous êtes sur un dossier important et vous recevrez un appel ou alors votre messagerie vous signale un nouveau message dans votre boîte aux lettres électroniques.

Les distractions, les interruptions sont comme des mouches qui tournent autour de vous et qui font tout pour vous déconcentrer.

Vous répondez au téléphone ou votre curiosité vous fait ouvrir ce nouveau courriel reçu. Agissez comme cela et vous perdez du temps. Vous perdez en concentration. A la fin de votre journée, vous aurez brassé beaucoup pour des résultats moyens ou médiocres.

Sachez que lorsque vous vous mettez sur un travail vous avez un temps « d’échauffement » pour être complètement concentré et productif. Ménagez-vous des périodes sans interruption.

Comment Gérer vous propose une méthode très simple et efficace :

C’est la Technique Pomodoro ®.

Minuteur Pomodoro

Pomodoro signifie tomate en italien

L’histoire

La Technique Pomodoro ® est une méthode de gestion du temps développée par Francesco Cirillo vers la fin des années 1980.

L’idée lui est venu durant ses premières années d’université où il a été confronté à un manque de concentration et de motivation dans l’organisation de ses études où les distractions et les interruptions étaient courantes.

Il s’interrogea s’il pouvait étudier, vraiment étudier, pendant 10 mn. Assis dans sa cuisine, il prit une minuterie en forme de tomate (« Pomodoro » en italien – d’où l’origine du nom de la technique), et paria avec lui-même de valider de façon objective son travail dans ce temps limité.

Il ne gagna pas le pari du premier coup. A force de temps et de persévérance, il réussit enfin.

Il commença alors à améliorer le processus de cette mécanique du Pomodoro.

Que permet la Technique Pomodoro ® ?

La Technique Pomodoro ® a été créée dans le but d’utiliser le temps comme un allié précieux pour accomplir ce que nous voulons faire de la façon dont nous voulons le faire, et pour nous permettre de continuellement améliorer notre travail ou des procédés d’études.

Qu’est-ce que cela vous apporte ?

L’objectif de la Technique Pomodoro ® est de fournir un outil simple / processus pour l’amélioration de la productivité (la vôtre et celle de votre équipe). En utilisant cette technique :

  • Vous atténuez l’approche de l’anxiété.
  • Vous améliorez votre attention et votre concentration en réduisant les interruptions.
  • Vous augmentez la sensibilisation de vos décisions.
  • Vous stimulez votre motivation et la maintenez constante.
  • Vous renforcez votre détermination à atteindre vos objectifs.
  • Vous affinez le processus d’estimation, tant en termes qualitatifs et quantitatifs.
  • Vous améliorez votre processus de travail ou d’étude.
  • Vous renforcez votre détermination à continuer à vous appliquer face à des situations complexes.

Comment cela fonctionne ?

Il y a 5 étapes de base pour mettre en œuvre cette technique :

  1. Choisissez une tâche à accomplir.
  2. Réglez le Pomodoro à 25 minutes (le Pomodoro est le minuteur).
  3. Travaillez sur votre tâche jusqu’à la fin du Pomodoro, et à la sonnerie, cochez sur votre feuille de papier votre tâche accomplie.
  4. Prenez une courte pause (5 minutes ).
  5. Tous les 4 Pomodoros, prenez une pause plus longue.

Par simplicité, le temps Pomodoro c’est : 25 mn de travail concentré + 5 mn de pause, soit 30 mn.

Tous les 4 Pomodoros, c’est-à-dire, toutes les 2 heures. Vous faites une pause plus longue de 15 à 30 mn.

Astuces supplémentaires

  • Traitez vos tâches par « catégories », tout ce qui concerne le dossier X avec le dossier X, les mails avec les mails, les appels téléphoniques avec les appels téléphoniques…
  • Identifiez les 20% de tâches qui vous apportent 80% des résultats (c’est la loi de Pareto). En utilisant cette technique supplémentaire, vous vous focaliserez sur l’essentiel.
  • Couplez cette méthode avec un GTD (Getting Things Done) ou un TODO (liste de tâches à faire).

Avantages

Voici les avantages que cela me procure depuis que j’utilise cette Technique Pomodoro ® :

  • Cela me permet avant tout de m’auto-discipliner dans une tâche à effectuer, dans les objectifs que je me suis donné.
  • Je gagne en efficacité.
  • Je gagne en concentration.
  • Je gagne en productivité.
  • A la fin de ma journée de travail, je vois réellement ce sur quoi j’ai travaillé et ce que j’ai réellement accompli. Je l’ajoute dans mon agenda plage par plage facilitant la visualisation du travail accompli.

Inconvénients

Les inconvénients auxquels je suis confronté :

  • Le principal inconvénient de la Technique Pomodoro ® est que pour atteindre vos objectifs de manière efficace, vous devez accepter d’être aidé par un petit objet mécanique ou électronique,
  • J’ai l’impression d’être un peu enfermé dans un cadre,
  • Je suis tellement concentré qu’il m’arrive de relancer le Pomodoro sans faire de pause. Car quand le Pomodoro sonne et que je suis en plein milieu d’une tâche où je ne peux pas m’arrêter, je relance par peur de perdre ma concentration ou l’enregistrement de mon travail en cours.

A noter : Utilisez la Technique Pomodoro ® dans ses loisirs n’a pas de sens. C’est votre temps libre, votre temps de détente.

Outils supplémentaires

Vous n’avez pas de minuteur en forme de tomate ? Ce n’est pas grave. Ce n’est pas le plus important.

Un autre minuteur peut faire l’affaire.

Vous pouvez aussi utiliser un chronomètre. La plupart des téléphones portables en disposent d’un.

Si vous travaillez sur ordinateur, il existe des petits logiciels souvent gratuits ou avec une faible participation qui vous permettent de gérer vos « Pomodoro ».

En tant qu’utilisateur du Mac, j’en ai testé quelques uns. Et j’en ai retenu qu’un seul qui répond à mes attentes.

J’ai choisi « Pomodoro » de Ugo Landini :

  • Il est en anglais.
  • La version gratuite que j’utilise :
    • permet de nommer la tâche que l’on démarre,
    • permet l’accès à quelques statistiques (nombre de Pomodoro démarré, réalisé, interrompu, annulé),
    • permet l’accès aux tâches réalisées avec date et heure,
    • peut utiliser la voix de l’ordinateur pour démarrer et arrêter une tâche (donne une drôle de prononciation en français),
    • est facilement paramétrable.
  • Une version payante plus améliorée existe aussi : au prix de 3,99 € sur l’AppStore (non testée).

Vous avez maintenant à votre disposition une technique pour gérer efficacement votre productivité. Que dites-vous d’essayer ?

Utilisez-vous un logiciel pour gérer vos Pomodoro ? Si oui, lequel ? Cela pourrait aider les futurs lecteurs et enrichir l’article :

Précisez dans les commentaires en prenant modèle ci-dessous :

  • Nom du logiciel :
  • Plateforme (PC, Mac, autres) :
  • Adresse web :
  • Avantages :
  • Inconvénients :
  • Prix :

Ressources

4 commentaires pour “Comment Gérer Efficacement Sa Productivité ?”

  1. Robin dit :

    Bonjour Benoit,

    J’ai récemment découvert cette méthode que je trouve assez intéressante même je pense qu’il est de plus en plus compliqué de se concentrer sur une seule chose pendant plusieurs minutes. Entre les sollicitations extérieures et le manque de concentration, c’est parfois difficile.

    Utilises-tu réellement cette méthode tous les jours ou simplement pour certaines tâches?

    • Benoît de Comment Gérer dit :

      Bonjour Robin,

      Oui, j’utilise la Technique Pomodoro tous les jours mais pas totalement à la lettre.

      Cela me permet de me cadrer dans mon travail. Et j’aime noter ce que j’ai fais.

      Pour cela, j’utilise l’application « Pomodoro » pour Mac que je cite dans l’article.

      Toutes les 25 minutes, je fais une pause de 5 minutes.

      Cela me permet de me lever de ma chaise et de quitter l’écran d’ordinateur.

      J’en profite la plupart du temps pour faire des petites tâches ménagères : vaisselle, arroser les plantes, lessive, un peu de rangement…

      Par contre pour la pause toutes les 2h, je la maîtrise moins. En général, je fais une plus grosse pause au bout de 3 ou 4h voir plus. Et c’est souvent à ce moment-là que je me rends compte que je suis en train de saturer.

      En même temps de cette technique, j’utilise un TODO pour gérer mes tâches. J’ai choisi iProcrastinate (toujours pour Mac) qui est très bien fait et très souvent mis à jour.

      Chacune de mes tâches sont découpées par période. Bien entendu, si, par exemple, je suis sur le blog Comment Gérer et que je n’ai pas fini au bout de 25 minutes ce que je faisais, je relance pour 25 minutes et ainsi de suite, jusqu’à ce que ma tâche soit accomplie.

      Pour résumer, je ne l’applique pas à 100 %, c’est une ligne directrice qui me cadre. Et je me laisse la liberté de dévier de temps en temps.

      Benoît

      PS. : Et là, je viens de me rendre compte que je n’ai pas lancé mon application « Pomodoro » !

  2. Bonjour,

    J’utilise l’outil RescueTime gratuit et accessible en ligne pour gérer mon temps et ma journée de travail. Cet outil est très efficace et peut être partagé sur plusieurs ordinateurs pour les personnes qui sont mobiles et/ou qui travaille avec un second ordinateur depuis leur domicile.

    Cdt.

    • Benoît de Comment Gérer dit :

      Bonjour Virginie,

      Merci pour le partage de cet outil. Je ne connaissais pas du tout.

      Il semble être intéressant à utiliser.

      D’autres lecteurs parmi vous l’ont testé ?

      Benoît

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